С каждым годом документооборот предприятия растет, накапливается все больше и больше документов. Без четкой систематизации, организации и правильного хранения документов появляется риск утери важных данных, а восстановление, порой, является невозможным. Согласно действующему законодательству и нормативным актам установлен чёткий порядок создания, регистрации, хранения документов, а так же передачи документов в Федеральный архив.
Архивная обработка документов представляет собой комплекс архивных мероприятий, направленных на упорядочение и систематизацию управленческих документов постоянного, временного и долговременного хранения, включая дела по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, приказы по личному составу) с составлением учетных документов (опись дел).
К сожалению, не все руководители осознают необходимость архивной обработки документов либо понимают ее крайне неоднозначно. Между тем архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации. Когда дело доходит до решения вопросов, связанных с архивной обработкой документов, нередко возникают проблемы с тем, в какой последовательности приступить к реализации процедур, необходимых для архивации документов.
Следует отметить, что архивация документов – процедура, закрепляемая на законодательном уровне. Согласно законам и нормативным актам РФ, документы хранятся в архиве организации независимо от формы ее собственности. Только грамотная архивная обработка документов способна обеспечить правильное хранение в собственных архивах организации и для последующей передачи в Государственный архив РФ.
Среди таких документов, подлежащих непременной архивной обработке, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность, документы по личному составу. Эти документы необходимы для составления справок социально-правового характера (стаж, пенсия, квалификация и др.).
Важно помнить, что руководители организаций несут ответственность за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка архивной обработки. Именно архивация документов призвана решить целый ряд проблем, связанных с управлением архива.
Специалисты ЗапСибАрхив обладают полной квалификацией для ведения всего процесса и оказания услуг по архивной обработке документов. Эксперты ЗапСибАрхив помогут Вам в решении данной задачи.
Как уже упоминалось ранее, все работы по обработке документов для последующего архивного хранения выполняются в соответствии с законодательством РФ.
В комплекс мероприятий по архивации документов входят:
осмотр архива организации нашим специалистом и согласование с заказчиком необходимого объема работ;
систематизация документов по срокам хранения;
научно-техническая обработка документов по личному составу (срок хранения 75 лет);
научно-техническая обработка документов по основной деятельности (срок хранения постоянно);
экспертиза научной и практической ценности документов;
комплексный архивный переплет документов;
передача документов на государственное хранение;
разработка и сопровождение номенклатуры дел ;
выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
У каждого документа имеется свой срок хранения, который устанавливается нормативными документами. Документы, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению.
Каждое дело проходит обязательную экспертизу ценности, по результату которой, составляется акт о выделении документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.
После утверждения акта руководителем организации, документы конфиденциально уничтожаются на промышленном шредере.
Дополнительную информацию по услуге Архивная обработка документов можно получить по телефонам: +7(3452)999-149;