Особенности хранения документов в «ЗапСибАрхив»:

 С каждым годом документооборот предприятия растет, накапливается все больше и больше документов. Без четкой систематизации, организации и правильного хранения документов появляется риск утери важных данных, а восстановление, порой, является невозможным. Согласно действующему законодательству и нормативным актам установлен чёткий порядок создания, регистрации, хранения документов, а так же передачи документов в Федеральный архив.

  Архивная обработка документов представляет собой комплекс архивных мероприятий, направленных на упорядочение и систематизацию управленческих документов постоянного, временного и долговременного хранения, включая дела по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, приказы по личному составу) с составлением учетных документов (опись дел).

  К сожалению, не все руководители осознают необходимость архивной обработки документов либо понимают ее крайне неоднозначно. Между тем архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации. Когда дело доходит до решения вопросов, связанных с архивной обработкой документов, нередко возникают проблемы с тем, в какой последовательности приступить к реализации процедур, необходимых для архивации документов.

 Следует отметить, что архивация документов – процедура, закрепляемая на законодательном уровне. Согласно законам и нормативным актам РФ, документы хранятся в архиве организации независимо от формы ее собственности. Только грамотная архивная обработка документов способна обеспечить правильное хранение в собственных архивах организации и для последующей передачи в Государственный архив РФ.

  Среди таких документов, подлежащих непременной архивной обработке, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность, документы по личному составу. Эти документы необходимы для составления справок социально-правового характера (стаж, пенсия, квалификация и др.).

  Важно помнить, что руководители организаций несут ответственность за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка архивной обработки. Именно архивация документов призвана решить целый ряд проблем, связанных с управлением архива.

Специалисты ЗапСибАрхив обладают полной квалификацией для ведения всего процесса и оказания услуг по архивной обработке документов. Эксперты ЗапСибАрхив помогут Вам в решении данной задачи.

  Как уже упоминалось ранее, все работы по обработке документов для последующего архивного хранения выполняются в соответствии с законодательством РФ.

В комплекс мероприятий по архивации документов входят:

• осмотр архива организации нашим специалистом и согласование с заказчиком необходимого объема работ;

• систематизация документов по срокам хранения;

• научно-техническая обработка документов по личному составу (срок хранения 75 лет);

• научно-техническая обработка документов по основной деятельности (срок хранения постоянно);

• экспертиза научной и практической ценности документов;

• комплексный архивный переплет документов;

• передача документов на государственное хранение;

• разработка и сопровождение номенклатуры дел ;

• выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

 Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
 У каждого документа имеется свой срок хранения, который устанавливается нормативными документами. Документы, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению.

  Каждое дело проходит обязательную экспертизу ценности, по результату которой, составляется акт о выделении документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.

После утверждения акта руководителем организации, документы конфиденциально уничтожаются на промышленном шредере.

 Дополнительную информацию по услуге Архивная обработка документов можно получить по телефонам: +7(3452)999-149;
 +7(3452)399-911; 

   При ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив, согласно п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10. 2004 №125-Ф3 «Об архивном деле РФ». (гиперссылка)

Подготовка документов перед сдачей в архив в себя включает:

• экспертизу научной и практической ценности документов;

• составление Акта о выделении документов на уничтожение Федерального образца.

• выделение к уничтожению документов с истекшим сроком хранения

• составление внутренней описи;

• комплексный архивный переплет

• разработка исторической справки

• предоставление интересов “Заказчика” при передаче документов на государственное хранение

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации:

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);

2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;

3. Свидетельство о ликвидации организации;

4. Решение организации о ликвидации;

5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).

6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.

7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).

8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).

9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.

10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);

11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).

12. Акты о несчастных случаях.

13. Штатные расписания.

14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.

15. Табели и наряды работников вредных профессий;

16. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;

2. Историческая справка в 1 экземпляре

  Уничтожение документов с истекшим сроком хранения является одним из ключевых этапов в процессе систематизации архивного фонда организации. Уничтожение документов позволяет оптимизировать действия, направленные на своевременное освобождение ценного и дорогостоящего офисного пространства. Работы по уничтожению документов с истекшим сроком хранения проводятся согласно нормам законодательства РФ.

  ЗапСибАрхив осуществит конфиденциальное уничтожение документов методом шредирования. Шредирование происходит на профессиональном оборудовании до 3-его уровня секретности. После этой операции документы восстановить уже будет невозможно. Вся переработанная документация поступает в дальнейшее производство на предприятия, которые выпускают бумажную продукцию. Уничтожение документов проходит конфиденциально.

  Уничтожение архивных и бухгалтерских документов - может быть проведено в присутствии представителя компании по желанию клиента.

  По окончанию предоставляется специальная квитанция об утилизации документов, а так же двухсторонний акт о физическом уничтожении документации как источника информации. 

Дополнительную информацию по услуге Конфиденциальное уничтожение документов можно получить по телефонам: +7(3452)999-149; +7(3452)399-911;

  В процессе деятельности любой компании накапливается большое количество документов, которые нуждаются в архивном переплете и архивации. Компания ЗапСибАрхив поможет Вам в решении этих вопросов.

  Переплет документов – один из способов дольше сохранить их. Обратитесь в нашу компанию, и мы возьмем на себя все трудности, связанные с обработкой и хранением документов. Наши специалисты помогут решить вашу проблему в самые сжатые сроки.

  Архивный переплет, осуществляемые специалистами компании ЗапСибАрхив, - это гарантия надежности, конфиденциальности, качества, полное соответствие всем нормам и стандартам.

  Более 5 лет мы осуществляем переплетные работы в Тюмени и Тюменской Области. Выполняя данный вид работ, мы экономим Ваше время и площади. Мы придерживаемся исключительно профессионального подхода в решении задач, поэтому сотрудничество с нашей компанией удобно и надежно.

Одно из главных преимуществ услуги ― это высвобождение до 35% ранее занимаемых площадей!

Переплетные работы продлят срок службы документов и сделают доступными любые ценные сведения.

  Сканирование — это преобразование материалов на бумажном носителе в электронный вид. Это делается при помощи специальной аппаратуры, сканеров.

  Компания ЗапСибАрхив оказывает профессиональные услуги по сканированию:

• документов любых форматов – А4, А3, А2, А1, А0+;

• чертежей (конструкторской документации);

• слайдов, фотопленки, фотографий и рентгеновских снимков;

• книг, в том числе ветхих (осуществляется на планетарных сканерах).

Мы выполняем черно-белое и цветное сканирование с разрешением от 200 до 4000 dpi.

Мы сможем оперативно перевести все необходимые документы в электронный вид и Вы сможете с ними работать в любом удобном месте.

  ЗапСибАрхив имеет свою собственную курьерскую службу, которая собирает и доставляет Ваши документы в любую точку Тюмени и Тюменской области